Diez años atrás, los desafíos que afrontaban las empresas a la hora de diseñar oficinas eran muy distintos a los actuales. Si había una «oficina central», las conexiones de transporte eran requisitos básicos.
El equipo trabajaba en su mayoría en el mismo edificio, en una ubicación céntrica, la gestión del espacio era un aspecto fundamental. Se hacían malabarismos para incorporar al máximo número de personas en el mínimo espacio, sin perder por ello la funcionalidad. Si un empleado pasaba la mayor parte de la jornada frente al escritorio, entonces los requisitos de diseño se inclinaban por proporcionarle comodidad.
Desde entonces, gracias a las tecnologías de la colaboración y de las redes sociales, el entorno laboral ha cambiado y el comportamiento de los trabajadores de oficina también ha evolucionado.
Para algunas empresas, el ideal seguirá siendo un lugar de trabajo centralizado, mientras que otras apuestan por un espacio más informal y proclive a la colaboración donde compartir ideas.
En vez de un lugar al que haya que acudir, la oficina actual es un lugar al que los empleados eligen ir. El personal se ha convertido hoy en clientes por cuyo tiempo competimos. Si trabajar en el propio hogar resulta más agradable y satisfactorio que ir a la oficina, uno puede optar por trabajar desde casa. Un ejemplo de ello es la oficina de Instagram en California, que la revista Fortune ha descrito como «digna de hacerse selfies en ella».
A continuación ofrecemos cinco ideas para reducir las distracciones en la oficina:
1. Reducir los niveles de ruido en la oficina
El ruido ambiental aumenta de nivel muy rápidamente, sobre todo en las oficinas de planta abierta, donde el sonido puede recorrer largas distancias. Una opción es desplegar ruido blanco en zonas seleccionadas de una oficina ruidosa, si bien puede resultar más práctico reducir los niveles de ruido generados por las prácticas rutinarias de la oficina.
- Si la impresora o la fotocopiadora hacen mucho ruido, llama al servicio de reparaciones. Y si las destructoras de papel distraen, cámbialas por modelos más nuevos y silenciosos y asegúrate de mantenerlas siempre bien lubricadas.
- Si te interrumpen con excesiva frecuencia para tu gusto, coméntalo. Otra táctica adecuada consiste en ponerse los auriculares para ofrecer una pista visual de que estás intentando concentrarte y aislarte de las distracciones sonoras de la oficina.
2. Desactivar las notificaciones de las redes sociales
Los programas de correo electrónico, las llamadas telefónicas y los sistemas de intranet generan notificaciones y alertas más que suficientes para distraer a la mayoría de empleados de oficina. Si a ello le añadimos herramientas empresariales como Microsoft Teams o Workplace de Facebook, a menudo cuesta concentrarse en la tarea que nos ocupa sin desconectar el cable de Ethernet del portátil o desactivar la wifi.
Quizá haya llegado el momento de cambiar la configuración de las notificaciones de las aplicaciones y las redes sociales. Si te distraen las notificaciones de Whatsapp, Facebook y LinkedIn que no aportan nada a tu jornada, prueba a desactivarlas durante unos días.
3. Despejar el escritorio
El entorno personal de los empleados influye sobremanera en su productividad. Cada vez son más las empresas que prestan atención a los escritorios de sus empleados e implantan políticas para mantenerlos despejados.
Contar con un escritorio despejado es un primer paso fantástico para aumentar la productividad, pero ¿hay algo más que la empresa pueda hacer? Muchas empresas utilizan ya estaciones de trabajo que combinan la posición sentada con la posición erguida. Se cree que esto no solo aumenta la productividad, sino que además mejora la postura y reduce el dolor de espalda que padecen muchos empleados a diario por pasar todo el día sentados frente a un escritorio. Las molestias en la espalda pueden desconcentrar e incluso mantener al empleado con licencia durante periodos de tiempo.
4. Comida de calidad
En la oficina, cuando los trabajadores quieren matar el hambre con un tentempié, suelen dirigirse a la máquina expendedora. El trayecto en sí puede ocasionar ruido, si bien lo más preocupante son la distracción que genera en la oficina y las repercusiones de los picos de azúcar producidos por las pastas, el chocolate y los refrescos.
Ofrece a tus empleados fruta y frutos secos, alimentos que liberan la energía lentamente. Te estarán agradecidos.
5. Conectividad en las salas de reuniones y los escritorios compartidos
Nada tiene un impacto más directo en la productividad que los problemas de conectividad. Los adaptadores de corriente olvidados, los cables de Ethernet extraviados y la solicitud de la contraseña del wifi para invitados son algunos de los problemas habituales que provocan distracciones en muchos lugares de trabajo y salas de reuniones.
- Plantéate la posibilidad de incorporar docking stations universales en los escritorios compartidos para que los visitantes no pierdan tiempo intentando conectar un teclado y un monitor.
- Deja una hoja plastificada con las instrucciones de conexión sobre cada escritorio compartido.
- Asegúrate de que en todas las salas de reuniones haya adaptadores de HDMI, USB-C, Thunderbolt y Mini DisplayPort para que todo el mundo pueda conectarse al proyector de la estancia sin tener que activar una búsqueda del tesoro en la que acabe participando todo el mundo en la oficina.
Productividad en la oficina
En un entorno de oficina, el empleado medio experimenta una interrupción cada tres minutos. Dado este elevado grado de interrupciones en el lugar de trabajo, resulta irónico que a las empresas tiendan a preocuparles más las distracciones que puedan experimentar los empleados que trabajan a distancia, sobre todo cuando trabajan desde casa.
De hecho, las investigaciones realizadas por Leitz revelaron que la falta de interrupciones es la segunda ventaja más importante de trabajar desde casa, por detrás de no tener que desplazarse al trabajo. La libertad que ofrece el «teletrabajo» puede resultar amedrentadora. Sin embargo, si la producción personal cae en calidad o cantidad tras empezar a trabajar a distancia, alguien se dará cuenta. Y probablemente lo mejor para tu carrera sea que la persona que lo detecte seas tú mismo.
Estudios de investigación llevados a cabo por Ipsos y el Workspace Futures Team de Steelcase demostraron que al 85 % de los trabajadores de Estados Unidos, Europa y Asia les cuesta concentrarse en el trabajo.
Si tenemos en cuenta que a la gente se la emplea para trabajar, dicho resultado es desmoralizador. Prácticamente todos los encuestados afirmaron que consideraban importante contar con privacidad en el trabajo, mientras que solo un 41 % indicaron que contaban con esa posibilidad. Uno de cada tres encuestados tenía que salir de la oficina para completar el trabajo.
Esto concuerda con los hallazgos del Gallup’s State of the Global Workplace, que detectaron que solo el 10 % de los trabajadores de todo el mundo están comprometidos y se sienten inspirados por su trabajo, mientras que dos de cada tres se sienten desmotivados y desconectados. En paralelo, quienes trabajan hasta el 20 % de su tiempo de manera remota figuran entre los empleados más implicados de la muestra. De ahí que el 35 % de la muestra del estudio de Leitz prefiriese pasar más tiempo trabajando fuera de la oficina para ofrecer mejores resultados.
La buena noticia para las personas que trabajan la mayor parte del tiempo en una ubicación central es que los diseñadores de oficinas actuales han identificado las desventajas de las oficinas convencionales.
En el pasado, el diseño de las oficinas se orientaba en pro de la funcionalidad. El objetivo era que cupiera el máximo número de personas y con la distribución más eficiente posible del espacio. En la actualidad se está fraguando un planteamiento más humanista. La oficina se concibe como un club donde la actividad principal es trabajar. De ello no se deriva necesariamente que las empresas estén situando a los empleados en primer plano por un motivo de conciencia. Sin embargo, sí han constatado que unos empleados más felices son más eficientes y se distraen menos.
Y unos empleados felices y satisfechos tienden a hacer menos pausas y se sienten más motivados al ir a trabajar. Además, suelen sentirse más orgullosos de su trabajo y de la empresa para la que trabajan. Todo esto implica que es menos probable que deserten a la competencia por el mero hecho de tener unas instalaciones más nuevas y agradables para el usuario.
¿Qué trucos han aprendido las empresas para crear entornos laborales productivos? ¿Cómo pueden satisfacer las necesidades de los trabajadores actuales al tiempo que reducen las distracciones en el entorno laboral?
